Soms krijg je te maken met projecten die meer zijn dan alleen het schrijven van een tekst of het leveren van een dienst. Het zijn projecten waarin je moet samenwerken. Door het samenwerken met verschillende organisaties en personen, kun je gemakkelijk de draad kwijt raken.
De hieronder beschreven stappen kunnen een leidraad zijn voor een stappenplan.
Omschrijf de aanleiding
De eerste alinea van je plan van aanpak bestaat uit de aanleiding of probleemstelling. Beschrijf helder en krachtig waarom dit onderzoek of project word uitgevoerd. Wat is de huidige situatie? Wat zijn de problemen/tekortkomingen?
Noem de doelstelling
Waar wil je naar toe? Welke veranderingen heb je voor ogen? Beschrijf dit doel goed, zodat het ook voor de andere projectpartners helder is waar jullie samen naar toe werken.
Beschrijf de opdracht
Kort en bondig verwoord je de opdracht. Zijn er onderdelen waar je nog een keuze in moet maken, zet deze dan puntsgewijs onder elkaar. Geef in de opdrachtomschrijving aan wat er allemaal gaat gebeuren en welke zaken wel en niet tot de verantwoordelijkheid van het project worden gerekend. Omschrijf ook de eisen die je aan het project stelt.
Noem de betrokkenen personen/partijen
Er zijn waarschijnlijk meerdere personen en partijen bij het project betrokken. Noem in deze alinea alle partijen/personen (én hun contactgegevens) die bij het project zijn betrokken. Zet achter elke persoon/organisatie de functie en de aard van de werkzaamheden.
Stel een stappenplan samen
Een gedetailleerd stappenplan is een grote hulp voor een soepel verloop van het project. Maak een duidelijk overzicht van alle taken (in chronologische volgorde), met daar achter degene die verantwoordelijk voor deze taak is, wanneer de taak start en afgerond is (en het aantal uren dat voor deze taak nodig is).
Maak duidelijke afspraken
Het is erg belangrijk om duidelijke afspraken te maken met de projectpartners, zeker over de risico’s die zich in het project voor kunnen doen. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan.
